Du är här: Hem > Artiklar >

Att leda projekt är lite som att hålla i en middag …

Publicerad:

Lite större middagar kan faktiskt liknas vid ett projekt med mål och delmål, syfte, budget, tidsplan, projektägare, projektdeltagare och olika intressenter. Det finns ofta ”risker och hot”, men också möjligheter och styrkor. Och det finns förstås en hel mängd andra faktorer som påverkar ett projekt.

Projektledare och hobbykock

Fredrik Lundberg 070-710 62 03 [email protected]

”På lördag klockan sju kommer grannarna (fem personer) på middag! Vi börjar med en välkomstdrink och något smarrigt tillbehör. Vi kommer äta förrätt, varmrätt och dessert och sen klättrar vi upp på berget och njuter av utsikten. Och sen kanske vi kör en musikquiz! Tror jag satsar på en blandning av något nytt som jag inte lagat förut och ett säkert kort. Målet är förstås att vi alla ska bli mätta och belåtna och att vi ska få en trevlig kväll tillsammans och så ska vi dessutom lära oss mer om musik. Kanske stannar de till midnatt och när de har gått hem tar vi hand om disken. Vi är sannolikt klara runt 01:00. Kostnaden blir runt tusenlappen för mat och dryck. Jag står för inhandling och matlagning och min käresta svarar för att duka. Hm, hur var det nu, är det någon allergisk? Ska vi sitta inne eller ute – vad säger vädermakterna? Behöver vi varna grannarna? Ska vi ha nåt speciellt tema? Vi behöver nån dekoration till bordet, jag måste plocka en ros i trädgården!”

Ett dukat bord för sex personer

Att anordna en genomtänkt och förhoppningsvis god middag innebär så mycket mer än att bara laga själva maten. En middag kan precis som ett webbprojekt (i Winstons fall) definieras som en tillfällig aktivitet som har en början, ett tydligt slut och ett avgränsat resultat.

Planering och kommunikation är nyckeln till ett lyckat projekt

När vi inleder projekt börjar vi i regel med ett startmöte för att vi ska ha samma förväntningar på samarbetet. Vi presenterar oss, går igenom offerten, talar om tider och aktiviteter, mål och delmål, hur vi ska kommunicera under projektet osv. Som i alla projekt finns även avgränsningar, de är också viktiga att tala om så att vi delar samma bild. När vi har genomfört startmötet har vi skapat en gemensam plattform och förutsättningar för att ta hand om förväntningarna på såväl varandra och på projektet. Kommunikationen är inledd och vi kan fokusera på att lösa projektet.

Under själva projektet är det projektledarens roll att driva arbetet framåt, att svara på frågor och lösa eventuella problem som dyker upp, att genomföra projektmöten och att rapportera både internt till den interna arbetsgruppen och till vår kund.

Oväntade utmaningar

Men hur gör man om det dyker upp oväntade utmaningar? Det kan handla om:

  • Otydliga mål och syften med projektet.
  • Ett scope som ändras, projektet växer av någon anledning.
  • Otydligt ledarskap.
  • Sjukdom.
  • Andra projekt.
  • Brist på kompetens.
  • Lågt engagemang från någon part.
  • För tight tidsplanering.
  • Utdragna projekt där det blir svårt att se projektets slut av olika anledningar.

Du känner säkert igen dig?! Vad gör man då om den här typen av utmaningar uppstår? Det finns inget enkelt svar på frågan, men vår erfarenhet säger oss att det viktigaste är att kommunicera. Några saker som kan vara bra att tänka på är:

  • Våga ställa krav, även på beställaren.
  • Var transparent och tydlig om det är svårt att möta uppsatta krav.
  • Internt kan det handla om att involvera andra eller fler kompetenser.
  • Se till att det finns backup i form av att mer än en inom ett kompetensområde känner till projektet.
  • Avsätt tid för att ta temperaturen på hur det går.
  • Var lyhörd för att ändra rutiner och var öppen för förslag.
  • Och, kanske viktigast av allt, glöm inte att kommunikation är A och O.

Även en middag kräver planering

Om jag går tillbaka till liknelsen med att ordna med en middag så är det viktigt att någon i familjen tar lead och agerar beställare. Planera noggrant vad som ska göras och när. Ta reda på eventuella allergier och vad gästerna tycker om. Gå igenom planeringen och dela ut ansvar i god tid. Får någon i familjen otydliga krav, ifrågasätt och kom med förslag på lösningar. Är det svårt att hinna med, dela upp arbetet och fundera på om det finnas alternativa lösningar. Kommunicera! På det här sättet slipper du/ni stressen och kan förhindra eventuella konflikter. Eller så har du aldrig varit med om att det blir ett och annat gräl innan lite större bjudningar; då kan jag bara gratulera!

Uppföljning

Gemensamt för projekt som vi genomför på Winston är att vi har interna retrospektiv där vi stämmer av vad våra kunder svarat på uppföljande enkäter. Och så utvärderar vi vårt eget arbete. Frågorna vi tar upp är:

  • Saker vi gjort bra.
  • Saker som kunde gjorts bättre.
  • Lärdomar, vad kan vi ta med oss till nästa projekt?

Allt dokumenteras och redovisas internt på t ex måndagsmöten för att alla ska kunna dra nytta av lärdomarna. På det här sättet blir vi ständigt bättre på det vi gör.

Här finns det en stor skillnad mot att ha en middag i glada vänners lag mot ett webbprojekt... Vi skickar förstås inga uppföljande enkäter eller har ett möte dagen efter en bjudning där vi utvärderar städning, dukning, mat och dryck, hur efterarbetet med disk och städning var, hur trevligt det var och så vidare. Men däremot är det inte ovanligt att vi vid frukosten dagen efter faktiskt delar med oss av hur vi upplevde kvällen och vi blir förstås glada över om gästerna hör av sig med glada och nöjda tillrop.

Marinerad mozarella 

Här kommer ett enkelt recept på en förrätt för ca 3 personer som kanske kan förgylla en kommande middag.

Marinerad mozarella upplagt på ett fat

Innehåll:

Mozarella 400 g
1 st citron - finrivet citronskal
1/2 röd chili
Färsk mejram (helst färsk, annars torkad), i bilden är det basilka vilket också fungerar
4 msk Vit balsamvinäger
4 msk olivolja av bra kvalitet
Salt och nymalen svartpeppar

Gör så här:

Skiva mozarellan, lägg på ett fat
Vispa samma vinägretten (finhackad chili, olivolja, balsamvinäger, smaka av med salt och svartpeppar)
Häll vinägretten över mozarellan.
Strö över mejrambladen (eller basilikan) och det rivna citronskalet.

Ät och njut!