Du är här: Hem > Uppdrag >

Rikshem – Förstudie intern kommunikation

Rikshems existerande intranät uppfyllde inte deras behov av att kommunicera effektivt internt. Därför beslutade de att tillsammans med Winston göra en förstudie för att kartlägga företagets och medarbetarnas behov.

Bakgrund

Rikshem är ett av Sveriges största privata fastighetsbolag. Rikshem äger, förvaltar och utvecklar bostäder och samhällsfastigheter på ett flertal orter i landet. Bolaget ägs av Fjärde AP-fonden och AMF, och vill vara en långsiktig samarbetspartner till kommuner, landsting och statliga myndigheter.

Rikshems intranät uppfyllde inte deras behov av att kommunicera effektivt internt. Därför beslutade man att genomföra en förstudie, för att kartlägga företagets och medarbetarnas behov.

Så arbetade vi

Vi valde att presentera ett förslag på förstudie ur en bredare synvinkel, digital internkommunikation, snarare än att enbart titta på en specifik kanal (intranätet). Genom att se på intranätet som ett av flera sätt att kommunicera digitalt internt kunde vi få en bättre bild av vilka beroenden och kopplingar det finns och vilken roll intranätet ska ha i mixen av digital internkommunikation. Vi beslutade att arbeta med kundresor som ett centralt inslag i förstudien.

Illustrerad kurvig väg

För att förstå syfte, mål och vilka grupper av människor som ska kommunicera digitalt internt på Rikshem genomförde vi en effektkartläggningsworkshop tillsammans med Rikshems styrgrupp för projektet. Styrgruppen innehöll representanter från kommunikations-, digitaliserings- och HR-avdelningarna.

Workshop om ett drömscenario

Efter denna workshop ville vi måla upp hur en vanlig dag med digital internkommunikation skulle kunna se ut i ett framtida drömscenario. Vi genomförde därför en workshop där Rikshems styrgrupp fick gissa och skissa hur de önskade att kundresan kan se ut i framtiden för de tre högst prioriterade grupperna av människor som ska använda intranätet. Därefter intervjuade vi representanter för de tre högst prioriterade grupperna av människor som ska använda intranätet och andra digitala kanaler för internkommunikation. Intervjuerna syftade till två saker:

  • Se om det fanns skillnader mellan de mål och behov som kommit fram i effektkartläggningsworkshop och intervjupersonernas faktiska mål och behov.
  • Få underlag till att rita upp hur deras arbetsdag med digital internkommunikation ser ut i ”verkligheten”.

Effektkarta och koncept

Vi sammanställde sedan våra insikter i en effektkarta samt skissade fram ”dagens kundresor”, vilket innebar en visualisering av hur en vanlig arbetsdag ser ut idag, med fokus på hur digital internkommunikation fungerar. Därefter analyserade vi skillnaderna mellan drömkundresan och dagens kundresor för att ta fram en realistisk kundresa på ett till tre års sikt för den digitala internkommunikationen.

Slutligen tog Winston i två steg fram ett koncept. Först formulerade vi de konceptuella idéer vi hade baserade på våra insikter och stämde av detta med Rikshem. Därefter förfinade vi våra konceptuella idéer och tog fram konceptuella skisser för att visualisera dem.

Resultat

Vi skrev en förstudierapport och levererade en effektkarta, en visualisering av realistiska kundresor, svartvita trådskisser av gränssnittet där funktion förklaras samt grafiskt formgivna skisser för att få en känsla för hur ett nytt intranät skulle kunna upplevas. Detta gjordes också på ett framtida extranät.

Konceptet innehöll ett antal strategiska mål och områden att arbeta med för ett lyckat införande. Genom att ta ett större perspektiv än enbart intranätet hade vi bland annat identifierat kopplingar till ett annat centralt system, ärendehantering, samt identifierat ett behov av ett extranät.